Privacy Policy

Verantwortliche Stelle

RouteRefund ist verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten wie in dieser Datenschutzerklärung dargelegt.

Kontaktdaten:
RouteRefund
E-Mail: info@routerefund-eu.de

Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

RouteRefund verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, weil Sie unsere Dienste nutzen und/oder weil Sie diese selbst an uns übermitteln. Wir nehmen den Schutz Ihrer Daten sehr ernst und verarbeiten diese ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

  • Vor- und Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
  • Adresse (Straße, PLZ, Stadt, Land)
  • Bankverbindung (IBAN)
  • Reisedaten (Abfahrts-/Ankunftsbahnhof, Datum, Zugnummer, Ticketinformationen)
  • IP-Adresse
  • Hochgeladene Dokumente (Tickets, Buchungsbestätigungen)

Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten?

  • Zur Erstellung und Verwaltung Ihres Kontos
  • Zur Bearbeitung Ihrer Entschädigungsansprüche
  • Zur Kommunikation mit Ihnen über den Status Ihrer Ansprüche
  • Zur Durchsetzung Ihrer Ansprüche gegenüber Bahnbetreibern
  • Zur Auszahlung der Entschädigung
  • Zur Verbesserung unserer Dienstleistungen
  • Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO - Vertragserfüllung
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO - Rechtliche Verpflichtung
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - Berechtigte Interessen
  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO - Einwilligung (soweit erteilt)

Weitergabe von Daten an Dritte

RouteRefund teilt Ihre personenbezogenen Daten mit verschiedenen Dritten, wenn dies für die Vertragserfüllung oder zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist:

  • Bahnbetreiber (z.B. Deutsche Bahn) zur Durchsetzung Ihrer Ansprüche — zur Geltendmachung von Ansprüchen werden personenbezogene Daten (inkl. Name, Adresse, Reisedaten und Ticketinformationen) an das jeweilige Bahnunternehmen übermittelt
  • Zahlungsdienstleister zur Abwicklung von Auszahlungen
  • Cloud-Hosting-Dienste und IT-Dienstleister
  • Rechtsberatung und externe Berater (bei Bedarf)

Auftragsverarbeiter / Technische Dienstleister: RouteRefund setzt folgende technische Dienstleister ein, mit denen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO bestehen oder angestrebt werden: Base44 Inc. (USA, Anwendungshosting und Backend-Infrastruktur) sowie Supabase Inc. (USA, Datenbankinfrastruktur für historische Verspätungsdaten). Die Übermittlung in Drittländer erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO.

Speicherdauer

RouteRefund bewahrt Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie dies für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist:

  • Kontodaten: Solange Ihr Konto aktiv ist
  • Anspruchsdaten: Bis zur vollständigen Abwicklung des Anspruchs plus 3 Jahre für rechtliche Nachweispflichten
  • Kommunikationsdaten: 3 Jahre ab letzter Interaktion
  • Zahlungsdaten: Gemäß steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (10 Jahre)

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

  • Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  • Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter: info@routerefund-eu.de

Sicherheitsmaßnahmen

RouteRefund hat angemessene technische und organisatorische Maßnahmen implementiert, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Offenlegung oder Änderung zu schützen, einschließlich:

  • SSL/TLS-Verschlüsselung für Datenübertragungen
  • Verschlüsselte Datenspeicherung
  • Regelmäßige Sicherheitsaudits
  • Zugriffskontrollmechanismen
  • Mitarbeiterschulungen zum Datenschutz

Cookies und Tracking

Unsere Website verwendet Cookies. Weitere Informationen finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzureichen. Zuständige Aufsichtsbehörde für RouteRefund ist die niederländische Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens). Wenn Sie in einem anderen EU-Mitgliedstaat wohnen, können Sie sich auch an die Datenschutzbehörde Ihres Wohnsitzlandes wenden.


Data Controller

RouteRefund is responsible for the processing of personal data as described in this Privacy Policy.

Contact:
RouteRefund
Email: info@routerefund-eu.de

General Information on Data Processing

RouteRefund processes your personal data because you use our services and/or because you provide this data to us yourself. We take the protection of your data very seriously and process it exclusively within the framework of legal regulations.

What Personal Data Do We Process?

  • First and last name
  • Email address
  • Phone number
  • Address (street, postal code, city, country)
  • Bank details (IBAN)
  • Travel data (departure/arrival station, date, train number, ticket information)
  • IP address
  • Uploaded documents (tickets, booking confirmations)

For What Purposes Do We Process Your Data?

  • To create and manage your account
  • To process your compensation claims
  • To communicate with you about the status of your claims
  • To enforce your claims against rail operators
  • To pay out compensation
  • To improve our services
  • To fulfill legal obligations

Legal Basis for Processing

The processing of your personal data is based on the following legal grounds:

  • Art. 6(1)(b) GDPR - Contract fulfillment
  • Art. 6(1)(c) GDPR - Legal obligation
  • Art. 6(1)(f) GDPR - Legitimate interests
  • Art. 6(1)(a) GDPR - Consent (where given)

Sharing Data with Third Parties

RouteRefund shares your personal data with various third parties when necessary for contract fulfillment or compliance with legal obligations:

  • Rail operators (e.g., Deutsche Bahn) to enforce your claims — personal data (including name, address, travel data, and ticket information) is transmitted to the respective rail operator for the purpose of asserting compensation claims
  • Payment service providers for processing payouts
  • Cloud hosting services and IT service providers
  • Legal advisors and external consultants (when necessary)

Data Processors / Technical Service Providers: RouteRefund uses the following technical service providers with whom data processing agreements pursuant to Art. 28 GDPR exist or are being established: Base44 Inc. (USA, application hosting and backend infrastructure) and Supabase Inc. (USA, database infrastructure for historical delay data). Transfers to third countries are based on Standard Contractual Clauses pursuant to Art. 46 GDPR.

Retention Period

RouteRefund retains your personal data only as long as necessary for the fulfillment of purposes:

  • Account data: As long as your account is active
  • Claim data: Until complete processing plus 3 years for legal proof obligations
  • Communication data: 3 years from last interaction
  • Payment data: According to tax retention obligations (10 years)

Your Rights

You have the right to:

  • Access your stored data (Art. 15 GDPR)
  • Rectification of inaccurate data (Art. 16 GDPR)
  • Erasure of your data (Art. 17 GDPR)
  • Restriction of processing (Art. 18 GDPR)
  • Data portability (Art. 20 GDPR)
  • Object to processing (Art. 21 GDPR)
  • Withdraw your consent (Art. 7(3) GDPR)

To exercise these rights, please contact us at: info@routerefund-eu.de

Security Measures

RouteRefund has implemented appropriate technical and organizational measures to protect your data from loss, misuse, unauthorized access, disclosure, or alteration, including:

  • SSL/TLS encryption for data transmissions
  • Encrypted data storage
  • Regular security audits
  • Access control mechanisms
  • Employee training on data protection

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Right to Complaint

You have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority. The competent supervisory authority for RouteRefund is the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens). If you reside in another EU Member State, you may also contact the data protection authority in your country of residence.

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: Bahn-Vorhersage (ODbL) · piebro/deutsche-bahn-data (CC BY 4.0)